Die Grundlage eines jeden Hotelbetriebes ist das Wohlbefinden der Gäste. Gemäß den hohen Kundenerwartungen an die Servicequalität werden vielfältige Gästewünsche und -bedürfnisse erfüllt. Hinter einem reibungslos funktionierenden Hotelservice stehen jedoch komplexe Abläufe, von denen der Gast nichts mitbekommen soll.
Die Mitarbeiter am Empfang kümmern sich nicht nur um an- und abreisende Gäste – sie nehmen auch eine Vielzahl an Serviceanfragen entgegen: eine aufzufüllende Minibar, ein benötigtes Zustellbett oder ein Auto, das für einen Gast aus der Parkgarage vorgefahren werden soll. Jeder Auftrag muss schnell und verlässlich an die richtige Stelle geleitet und zeitgerecht erfüllt werden.
Beim Eintreffen einer Reisegruppe braucht Lotta Hilfe
Lotta arbeitet an der Rezeption des Hotels "Zur Goldenen Krähe". Während sie gerade alleine am Empfang ist, trifft eine große Reisegruppe ein, um deren reibungslose und angenehme Ankunft sich nun gekümmert werden muss.
Per Knopfdruck stößt sie die nötigen Arbeitsabläufe an
Das Hotel arbeitet mit dem Alarmserver DAKS, in dem die verschiedenen Serviceorganisationen wie Room Service, Housekeeping, Stewarding, Gepäckservice und technischer Service als entsprechende Gruppen hinterlegt sind. Über einfache Kurzwahlkombinationen kann Lotta nicht nur eine gezielte Gruppe ansteuern, sondern auch die erforderliche Menge an Kollegen anfordern.
DAKS kontaktiert verlässlich die relevanten Kollegen
Zuerst wählt Lotta die Kurzwahlnummer für den Empfang, durch die automatisiert jene Kollegen angefordert werden, die sie beim Einchecken der Reisegruppe unterstützen können. Anschließend gibt sie die benötigte Anzahl der Kollegen ein und zuletzt nimmt sie eine kurze Ansage auf, um die Mitarbeiter über die Aufgabe zu informieren. DAKS übernimmt automatisch die Verteilung des Auftrags inklusive der Ansage an die diensthabenden Gruppenmitglieder – Lotta muss also nicht jeden einzelnen Kollegen anrufen und dessen Verfügbarkeit prüfen, sondern kann sich um die eingetroffenen Gäste kümmern.
Der Status einzelner Aufträge bleibt nachvollziehbar
Wenig später bemerkt Lotta, dass der Boden im Eingangsbereich bei dem vorherrschenden Regenwetter verschmutzt wurde. Sie wählt umgehend die passende Kurzwahlnummer für die Gruppe der Reinigungskräfte und auch hier leitet DAKS den Serviceauftrag verlässlich an die Verantwortlichen weiter.
Lotta bekommt über ihr Telefon am Empfang eine Rückmeldung darüber, wenn der Auftrag angenommen wurde und später noch eine weitere Bestätigung, wenn er erledigt wurde.
Auch andere Aufgaben sind im Handumdrehen organisiert
Auf dieselbe Weise kann sie per Knopfdruck Mitarbeiter des Bereiches Food & Beverages (F&B) mit einem Getränkesonderwunsch zu einem bestimmten Gast schicken, Servicetechniker mit Reparaturen beauftragen oder Gastfahrzeuge aus der Parkgarage holen lassen.
In Tagungshotels kann DAKS auf dieselbe Art vordefinierte Gästegruppen anwählen, z. B. um Konferenzteilnehmer individuell und automatisiert über eine Terminverschiebung zu informieren. Ein zeitraubendes Abtelefonieren vieler einzelner Teilnehmer entfällt.
Klare Abläufe für die Mitarbeiter und mehr Zeit für die Gäste
- DAKS erleichtert und beschleunigt die tägliche Serviceroutine und sorgt auch bei hohem Aufgabenaufkommen für einen reibungslosen Ablauf an der Rezeption.
- Die Koordination der Aufträge und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen des Hauses werden optimiert.
- Die Erledigung eines Auftrags wird nachvollziehbar, indem durchgeführte Arbeiten unkompliziert bestätigt werden können. Bleibt die Bestätigung hingegen aus, kann binnen einer vordefinierten Zeit automatisch der zuständige Manager informiert werden.
Mehr Sicherheit für die Verantwortlichen
- Die Protokollierung aller Abläufe von der Auftragserteilung bis zur Erledigungsmeldung durch DAKS ermöglicht eine optimale Auswertung der Servicequalität.
- DAKS spart laufende Betriebskosten, indem er ein breites Spektrum an verschiedenen Kommunikationsaufgaben im Hotelalltag automatisiert.
- Die zuverlässige Abarbeitung von Kundenwünschen erhöht die Servicequalität des Hauses.
Hotelgäste geordnet und effektiv evakuieren
Mit interner Service-Hotline Ausfallzeiten reduzieren
